Je gaat even je lunch uit de koelkast pakken. Tussendoor toch even kijken hoe het met je collega gaat: lukt het met de website? Voordat je weer terug bent bij je bureau, ben je in de tussentijd toch weer 5 tot 10 minuten verder Is niet erg, toch?
Maar heb je wel alles gecheckt voordat je wegliep? Liggen er geen vertrouwelijke documenten op je bureau en heb je je computer wel op slot gedaan zodat er niks belangrijks open staat?
Wat is Clean Desk & Clear Screen policy?
Als je bestanden of documenten niet gebruikt en je je bureau verlaat, is het van belang dat bestanden zowel online als offline weggestopt zijn en veilig zitten. Clean Desk & Clear Screen houdt in dat alle belangrijke en vertrouwelijke informatie zowel van het bedrijf als van de klanten onzichtbaar of onbereikbaar zijn voor externe partijen. Als je het letterlijk vertaald is het een schoon bureau en een schoon scherm.
Wat is een Clean Desk policy?
Clean Desk policy is het opbergen van bedrijfsgevoelige informatie op je bureau. Dit betekent dat USB-sticks, notitieboeken, visitekaartjes, contracten en andere papieren documenten niet zichtbaar op je bureau mogen liggen als je er geen gebruik van maakt.
Wat is een Clear Screen policy?
Clear Screen is een stuk minder bekend, maar werkt hetzelfde als Clean Desk policy. Je ruimt hier dan niet de fysieke documenten op, maar de digitale bestanden. Denk hierbij aan Word-documenten, bestanden op je bureaublad en andere bedrijfsgevoelige informatie. Zorg dat deze niet zichtbaar open op je computer staan als je het niet gebruikt.
Waarom een Clean Desk & Clear screen policy?
Een Clean Desk & Clear Screen policy invoeren is een goede manier om het risico op informatie lekken en ongeoorloofde toegang op je werkplek te verminderen. Als jij je scherm niet vergrendelt als je wegloopt, heeft iemand anders (in)directe toegang tot alle bestanden. Dit geldt ook voor papieren documenten die je achterlaat op je bureau. Iemand anders kan hier misbruik van maken en het imago van jouw bedrijf beschadigen. Daarom is het belangrijk een goed begeleid in te voeren en je werknemers hierover te informeren. Als pluspunt ziet de werkplek er dan opgeruimder uit. Daarmee heeft jouw kantoor een professionele en overzichtelijke uitstraling.
Hoe voer je een Clean Desk & Clear Screen policy in bij jouw bedrijf?
- Geef je werknemers een presentatie of instructie over de Clean Desk & Clear Screen policy. Hiermee maak je je werknemers bewust van de risico’s als vertrouwelijke informatie verkeerd terecht komt en spoor ze aan om er samen op te letten.
- Probeer dit consequent te herhalen door middel van bijvoorbeeld alert blaadjes of instructieposters.
- Zorg ervoor dat werknemers de ruimte hebben om hun documenten op te bergen. Nog beter is zoveel mogelijk digitaal te werken zodat alle documenten op één plek opgeslagen staan.
- Zorg er ook voor dat er kasten/lades zijn die alleen open kunnen door middel van een sleutel. Hier kan je dan de belangrijkste documenten in plaatsen.
- Laat je werknemers er een gewoonte van maken om alle belangrijke documenten en USB-sticks veilig op te bergen, voordat ze weglopen van hun werkplek. Dit geldt ook voor het vergrendelen van hun computers. Dit kan je doen door te klikken op de Windows-knop + ‘L’.
- Attendeer werknemers om gebruik te maken van goede wachtwoorden en ze veilig op te slaan. Een goede oplossing hiervoor is om gebruik te maken van Lastpass, deze software slaat alle wachtwoorden netjes op. Meer over veilige wachtwoorden lees je hier.
- Een handige tip is om back-ups te maken; mocht er toch iets verloren gaan, dan staat het altijd in je back-up.
Ga jij de Clean Desk & Clear Screen policy ook invoeren bij jouw bedrijf?
Klik hier voor meer informatie over het inrichten van je werkplek.
